Руководствуясь материалом "Методическое пособие и примерный перечь документов,образующихся в деятельности негосударственных организаций, с указанием сроков хранения", который был одобрен Зональным научно-методическим советом архивных учреждений Центрального района Российской Федерации, мы приводим рекомендации по созданию оптимальных условий хранения архивных документов.

Оптимальные условия хранения документов:
•наличие помещения для архива организации;
•наличие в архиве специального оборудования для размещения дел (стеллажей, с металлических шкафов, сейфов, специальных архивных коробок или папок и пр.);
•оснащение архива средствами пожаротушения, охраной и противопожарной сигнализацией;
•поддерживание оптимальных условия для физико-химической сохранности документов.

Помещение предусматривают и располагают в здании не ниже второй степени огнестойкости рядом с помещениями в зданиях структурных подразделений, в составе которых действует архив. Это помещение должно быть удалено от помещений, связанных с хранением и использованием химических веществ, пищевых продуктов и т.п., и не иметь с ними общих вентиляционных каналов. В хранилищах не должно быть также водопроводных, газовых, канализационных и других магистральных трубопроводов. Немагистральные трубопроводы изолируют специальными защитными приспособлениями.

Основным помещением архива является хранилище для документов, в зависимости от объема ежегодно образующихся документов хранилища , проектируют с запасом свободной площади.

Свободная площадь в архиве позволяет иметь :
•дополнительное помещение для приема, временного хранения акклиматизации и научно-технической обработки дел;
•помещения для сотрудников архива и работы исследователе

Если рабочие комнаты и хранилище не изолированы, между ними устанавливают специальные перегородки. Наружные двери помещения архива должны быть металлическими и иметь прочные замки. В нерабочее время двери опечатывают. На окна, в которые возможен доступ извне, устанавливают открывающиеся металлические решетки с замками, которые так же, как и двери архива, опечатывают пломбиром.

Печать хранят вместе с ключами в месте, установленном правилами внутреннего распорядка организации. Помещение архива оборудуют пожарно-охранной сигнализацией. С целью защиты документов от разрушающего действия солнечных лучей хранилища и другие помещения архива располагают в помещениях с окнами на северную сторону.

Лица, не являющиеся штатными сотрудниками, или ответственными за архив, в помещение хранилища допускаются только с разрешения ответственных лиц и в присутствии сотрудника архива. Руководителям организаций, в которых существует архив, рекомендуется не реже одного раза в 5 лет назначать комиссию по проверке исправности технического оснащения помещений архива и состояние температурно-влажностного и санитарно-гигиенического режима.

В особых ситуациях (угроза затопления, пожара, и т.п.) заведующий архивом ставит о них в известность руководителя организации. По результатам осмотра помещения составляют акт, который утверждает руководитель организации. Архив оснащают специальным оборудованием для размещения дел. Хранилища оборудуют стационарными металлическими стеллажами, а для экономии площади архива рекомендуется применять передвижные металлические стеллажи.
Существует установленный для архивов порядок размещения стеллажей.
Параметры размещения стеллажей:
•ширина между рядами стеллажей — 120 см;
•ширина проходов между стеллажами — 75 см;
•расстояние между стеной и стеллажом, параллельным стене — 75 см;
•расстояние между стеной и торцом стеллажа — 45 см;
•расстояние от пола до нижней полки стеллажа не менее 15 см,
•расстояние между полками по высоте — 40 см.

Стеллажи устанавливают перпендикулярно к стенам, имеющим оконные проемы и элементы отопительной системы так, чтобы расстояние от окон и батарей было не менее 0,6 м. Для документов особого формата (газеты, карты, планы, коробки с микрофильмами) конструкция и размер стеллажей определяются размерами этих документов.

В металлических шкафах и сейфах хранят:
•учетные документы (описи, дела фондов и т.п.);
•особо ценные дела;
•дела, имеющие конфиденциальную или секретную информацию.

Для размещения справочных картотек к документам в хранилищах или рабочих комнатах могут устанавливаться картотечные шкафы. В рабочих комнатах устанавливают персональные компьютеры, телефоны, аппарат для чтения микрофильмов. Для работы у стеллажей и перемещения дел используют библиотечные тележки и устойчивые легкие стремянки. Дела постоянного хранения помещают в специальные картонные коробки или папки, изготовленные из безвредных для документов материалов. Дела с документами временного хранения (свыше 10 лет) допускается хранить в связках. Зазор между верхней полкой стеллажа, коробкой, папкой или связкой для циркуляции воздуха должна быть не менее 5 см. По пожарной безопасности помещения архивов относят к категории «В». В помещениях архива применяют только скрытую проводку. Светильники, электрощиты и распределительные устройства должны быть закрытого исполнения. Осветительную аппаратуру применяют полугерметическую. В качестве источников искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. Люминесцентные лампы используют с урезанным ультрафиолетовым участком спектра. Распределительные электрощиты, предохранители и рубильники устанавливают вне хранилищ и рабочих комнат. Все электрооборудование обеспечивают заземлением. Основным средством пожаротушения архивов являются углекислотные огнетушители, которые устанавливают из расчета не менее одного огнетушителя на 50 кв. метров площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение. Пожарные краны устанавливают на лестничных площадках так, чтобы рукав крана мог достигать до крайних точек помещений архива. Во всех помещениях архива запрещается курение, применение электронагревательных приборов, хранение продуктов питания, легковоспламеняющихся веществ и взрывоопасных предметов. На видном месте в рабочих комнатах вывешивают инструкции о мерах пожарной безопасности, список пожарного расчета, план эвакуации документов на случай пожара. При хранении документов в хранилищах, в зависимости от групп документов, необходимо соблюдать определенный температурно-влажностный режим.

В помещениях с нерегулируемым климатом для улучшения режима хранения, если это необходимо, устанавливают дополнительные источники увлажнения воздуха и приборы для просушивания помещений, проводят проветривание и т.п. Закрытые шкафы и сейфы для хранения документов проветривают не ранее 1 раза в неделю. Контроль за состоянием температурно-влажностного режима проводят с помощью контрольно-измерительных приборов: термометров, гигрометров, психрометров. Климатические параметры воздуха измеряют не менее двух раз в неделю в одно и то же время. Показания заносят в специальные регистрационные журналы. Контрольно-измерительные приборы устанавливают в каждом хранилище в главных проходах на стеллажах вдали от отопительных и вентиляционных систем. Помещения архива необходимо содержать в чистоте и образцовом порядке. Накопление пыли допустимо не более, чем в количестве 0,15 мг/куб.м.